📝 Máy tính thuế khấu trừ tại nguồn

Thuế khấu trừ tại nguồn là gì: Đây là cơ chế bên trả thù lao sẽ khấu trừ thuế thu nhập và thuế thu nhập đặc biệt phục hưng ngay khi thanh toán, rồi nộp cho nhà nước thay cho người nhận.

Thù lao, phí dịch vụ thuộc diện áp dụng:
• Nhuận bút, thù lao diễn thuyết, phí thiết kế
• Lập trình, thiết kế web
• Phí tư vấn
• Phí dịch thuật, phiên dịch
• Các khoản thù lao cho dịch vụ chuyên môn khác

Thuế suất (2026):
• Phần đến 1 triệu yên: 10.21% (thuế thu nhập 10% + thuế thu nhập đặc biệt phục hưng 0.21%)
• Phần vượt 1 triệu yên: 20.42% (thuế thu nhập 20% + thuế thu nhập đặc biệt phục hưng 0.42%)

Thuế thu nhập đặc biệt phục hưng: Để gây quỹ khôi phục sau thảm họa động đất lớn Đông Nhật Bản, khoản thuế này được áp dụng với mức 2.1% trên số thuế thu nhập từ tháng 1 năm 2013 đến tháng 12 năm 2037.

Lưu ý: Thuế tiêu dùng không thuộc diện khấu trừ tại nguồn. Nếu trong số tiền thù lao có bao gồm thuế tiêu dùng, thì chỉ phần tiền chưa gồm thuế tiêu dùng mới là cơ sở tính khấu trừ.

Cơ bản về chế độ khấu trừ tại nguồn: hiểu hệ thống trừ thuế của Nhật Bản

Khấu trừ tại nguồn là cơ chế trong đó người trả lương hoặc thù lao (người có nghĩa vụ khấu trừ) sẽ trừ thuế thu nhập và thuế thu nhập đặc biệt phục hưng ngay khi thanh toán, rồi nộp cho nhà nước thay cho người nhận. Tính đến năm 2026, không chỉ lương của nhân viên công ty mà cả thù lao, phí dịch vụ trả cho freelancer và hộ kinh doanh cá thể cũng thuộc diện khấu trừ tại nguồn. Mục đích của chế độ này là bảo đảm nguồn thu thuế và nâng cao hiệu quả nộp thuế. Nếu để người nhận tự nộp thuế, sẽ có rủi ro quên nộp hoặc nộp chậm, nên bên chi trả sẽ thu trước và nộp thay. Ví dụ cụ thể: một web designer freelance nhận 500,000 yên từ công ty thì công ty sẽ khấu trừ 500,000 yên × 10.21% = 51,050 yên, số tiền thực trả là 448,950 yên. Công ty sẽ nộp 51,050 yên cho chi cục thuế trước ngày 10 tháng sau. Các khoản thù lao, phí dịch vụ thuộc diện khấu trừ tại nguồn được quy định tại Điều 204 của Luật Thuế thu nhập, chủ yếu gồm: nhuận bút và thù lao diễn thuyết (writer, giảng viên), phí thiết kế và minh họa (designer, illustrator), phí dịch thuật và phiên dịch, lập trình và phát triển hệ thống (engineer), phí tư vấn, thù lao cho luật sư, kế toán thuế, xã hội bảo hiểm lao động, thù lao biểu diễn của nghệ sĩ và người mẫu, tiền thưởng của vận động viên. Ngược lại, cũng có các khoản không bị khấu trừ tại nguồn như: bán hàng hóa (bán đồ handmade, v.v.), thu nhập cho thuê bất động sản, việc làm thêm bán thời gian (tính riêng theo thu nhập tiền lương), giao dịch giữa cá nhân với cá nhân (thù lao từ nguồn không phải công ty hoặc hộ kinh doanh). Thuế suất khấu trừ tại nguồn năm 2026 chia làm 2 bậc: phần của mỗi lần thanh toán cho cùng một người đến 1 triệu yên: 10.21% (thuế thu nhập 10% + thuế thu nhập đặc biệt phục hưng 0.21%), phần vượt 1 triệu yên: 20.42% (thuế thu nhập 20% + thuế thu nhập đặc biệt phục hưng 0.42%). Thuế thu nhập đặc biệt phục hưng được cộng thêm 2.1% vào số thuế thu nhập, nhằm bảo đảm nguồn phục hồi sau Đại động đất Đông Nhật Bản năm 2011, và áp dụng từ 1/1/2013 đến 31/12/2037. Vì vậy, thuế suất cơ bản 10% thành 10.21%, còn 20% thành 20.42%. Từ năm 2038 trở đi, thuế thu nhập đặc biệt phục hưng dự kiến sẽ bị bãi bỏ và quay lại mức 10% và 20%. Thuế đã khấu trừ tại nguồn có tính chất như một khoản “tạm nộp”, sau đó sẽ được quyết toán trong điều chỉnh cuối năm hoặc tờ khai quyết toán thuế để xác định số thuế cuối cùng. Nếu có nhiều khoản khấu trừ hoặc có chi phí kinh doanh, phần thuế đã khấu trừ có thể được hoàn lại.

Thuế suất khấu trừ tại nguồn năm 2026 và cách tính: quy tắc áp dụng 10.21% và 20.42%

Cách tính thuế khấu trừ tại nguồn là phương pháp thuế lũy tiến, trong đó mức thuế khác nhau được áp dụng tùy theo số tiền thù lao. Hiểu đúng cách tính sẽ giúp dự đoán số tiền thực nhận và đặt mức hóa đơn phù hợp. Cách tính cho khoản thù lao đến 1 triệu yên: Số tiền thù lao × 10.21% = Số thuế khấu trừ tại nguồn. Ví dụ: nhuận bút 300,000 yên thì 300,000 yên × 10.21% = 30,630 yên (thuế khấu trừ), số thực nhận = 300,000 yên - 30,630 yên = 269,370 yên. Phí thiết kế 500,000 yên thì 500,000 yên × 10.21% = 51,050 yên (thuế khấu trừ), số thực nhận = 500,000 yên - 51,050 yên = 448,950 yên. Với đúng 1,000,000 yên thì 1,000,000 yên × 10.21% = 102,100 yên (thuế khấu trừ), số thực nhận = 1,000,000 yên - 102,100 yên = 897,900 yên. Cách tính cho khoản thù lao vượt 1 triệu yên: phần đến 1 triệu yên × 10.21% + phần vượt 1 triệu yên × 20.42% = số thuế khấu trừ tại nguồn. Với phí diễn thuyết 1,500,000 yên, phần 1 triệu yên: 1,000,000 yên × 10.21% = 102,100 yên, phần 500,000 yên: 500,000 yên × 20.42% = 102,100 yên, tổng thuế khấu trừ = 102,100 yên + 102,100 yên = 204,200 yên, số thực nhận = 1,500,000 yên - 204,200 yên = 1,295,800 yên. Với phí tư vấn 2,000,000 yên, phần 1 triệu yên: 1,000,000 yên × 10.21% = 102,100 yên, phần 1 triệu yên: 1,000,000 yên × 20.42% = 204,200 yên, tổng thuế khấu trừ = 102,100 yên + 204,200 yên = 306,300 yên, số thực nhận = 2,000,000 yên - 306,300 yên = 1,693,700 yên. Với phí phát triển hệ thống 5,000,000 yên, phần 1 triệu yên: 1,000,000 yên × 10.21% = 102,100 yên, phần 4 triệu yên: 4,000,000 yên × 20.42% = 816,800 yên, tổng thuế khấu trừ = 102,100 yên + 816,800 yên = 918,900 yên, số thực nhận = 5,000,000 yên - 918,900 yên = 4,081,100 yên. Cần lưu ý cách xử lý thuế tiêu dùng. Đối tượng khấu trừ chỉ là phần thù lao gốc, không bao gồm thuế tiêu dùng. Nếu tiền thù lao có bao gồm thuế tiêu dùng, thì số tiền chưa gồm thuế (tiền trước thuế) mới là cơ sở tính khấu trừ. Ví dụ: khoản thù lao 550,000 yên đã gồm thuế (thuế tiêu dùng 10%) thì số tiền trước thuế = 550,000 yên ÷ 1.10 = 500,000 yên, thuế khấu trừ = 500,000 yên × 10.21% = 51,050 yên, thuế tiêu dùng = 50,000 yên, số thực nhận = 550,000 yên - 51,050 yên = 498,950 yên. Tuy nhiên, nếu trên hóa đơn không ghi rõ thuế tiêu dùng hoặc không phân tách thuế tiêu dùng, thì đôi khi tổng số tiền thanh toán cũng có thể bị xem là cơ sở khấu trừ. Vì vậy trên hóa đơn nên ghi rõ: “thù lao: 500,000 yên, thuế tiêu dùng: 50,000 yên, tổng cộng: 550,000 yên, thuế khấu trừ tại nguồn: 51,050 yên (thù lao 500,000 yên × 10.21%), số tiền thanh toán sau khấu trừ: 498,950 yên”.

Người có nghĩa vụ khấu trừ và đối tượng bị khấu trừ: ai thu và ai bị thu

Trong chế độ khấu trừ tại nguồn, cần hiểu đúng “ai có nghĩa vụ khấu trừ” và “ai là người bị khấu trừ”. Người có nghĩa vụ khấu trừ (bên thu) là tất cả các pháp nhân trả thù lao, phí dịch vụ cho cá nhân (công ty cổ phần, công ty TNHH, tổ chức NPO, v.v.) và hộ kinh doanh cá thể có thường xuyên trả lương cho từ 2 nhân viên trở lên. Tuy nhiên, ngay cả hộ kinh doanh cá thể, nếu không có nhân viên (chỉ có chủ hộ) hoặc chỉ có nhân sự chuyên trách gia đình, thì không có nghĩa vụ khấu trừ đối với việc thanh toán thù lao, phí dịch vụ (tiền lương là câu chuyện khác). Ví dụ, nếu công ty A (pháp nhân) trả 500,000 yên cho designer freelance B, công ty A với tư cách là bên có nghĩa vụ khấu trừ sẽ thu 51,050 yên và trả 448,950 yên. Nếu hộ kinh doanh cá thể C (3 nhân viên) trả 300,000 yên cho writer freelance D, C sẽ thu 30,630 yên và trả 269,370 yên. Nếu hộ kinh doanh cá thể E (không có nhân viên, chỉ có chủ hộ) trả 500,000 yên cho programmer freelance F, E không có nghĩa vụ khấu trừ nên sẽ trả toàn bộ 500,000 yên (F sẽ tự nộp thuế qua quyết toán cuối năm). Đối tượng bị khấu trừ là cá nhân nhận thù lao, phí dịch vụ từ pháp nhân hoặc hộ kinh doanh cá thể (freelancer, nhân viên làm thêm, hộ kinh doanh cá thể). Khoản thù lao mà pháp nhân nhận được không thuộc diện khấu trừ tại nguồn (bị đánh thuế theo thuế doanh nghiệp). Ngoại lệ là một số pháp nhân nghề nghiệp như văn phòng luật sư pháp nhân hoặc văn phòng kế toán thuế pháp nhân vẫn thuộc diện khấu trừ. Một trường hợp khó phân biệt: khi nhân viên làm thêm nhận thù lao từ công ty, nếu nhận từ nơi làm việc chính thì bị khấu trừ theo “thu nhập tiền lương” (tính riêng với khấu trừ đối với thù lao). Nếu nhận thù lao làm thêm từ công ty khác thì bị khấu trừ như “thù lao” với mức 10.21% hoặc 20.42%. Nếu hộ kinh doanh cá thể nhận thù lao dưới tên cửa hàng, tên thương mại thì đó vẫn là biệt danh của cá nhân nên thuộc diện khấu trừ. Nếu đã thành lập pháp nhân (như công ty cổ phần), thì không thuộc diện khấu trừ (giao dịch giữa các pháp nhân). Trong trường hợp làm việc qua nền tảng crowdwork, các khoản thù lao qua Lancers, CrowdWorks, Coconala, v.v. sẽ do công ty vận hành nền tảng với tư cách là bên có nghĩa vụ khấu trừ thực hiện khấu trừ. Vì thuế đã bị trừ ngay khi thanh toán thù lao, người nhận chỉ nhận số tiền sau khấu trừ. Về nghĩa vụ nộp thuế của bên khấu trừ: số thuế đã khấu trừ phải được nộp cho chi cục thuế, nguyên tắc là trước ngày 10 của tháng sau tháng thanh toán. Ví dụ: thuế khấu trừ của khoản thanh toán tháng 1 → nộp trước ngày 10 tháng 2. Doanh nghiệp nhỏ có dưới 10 người lao động thường xuyên có thể xin áp dụng “đặc lệ kỳ hạn nộp”, và nộp gộp 2 lần mỗi năm (phần từ tháng 1 đến tháng 6 nộp trước ngày 10 tháng 7, phần từ tháng 7 đến tháng 12 nộp trước ngày 20 tháng 1 năm sau). Nếu nộp muộn, sẽ bị tính phụ thu do không nộp đúng hạn (10%, nếu tự nguyện nộp thì 5%) và tiền chậm nộp (7.3% đến 14.6% mỗi năm).

Giấy chứng nhận khấu trừ tại nguồn và bảng kê thanh toán: cách đọc các giấy tờ quan trọng nhận vào cuối năm

Các giấy tờ quan trọng liên quan đến khấu trừ tại nguồn gồm “giấy chứng nhận khấu trừ tại nguồn” và “bảng kê thanh toán”, mỗi loại có mục đích và đối tượng khác nhau. Giấy chứng nhận khấu trừ tại nguồn (dành cho thu nhập tiền lương) là giấy do công ty cấp cho nhân viên vào cuối năm hoặc khi nghỉ việc, ghi tổng lương trong năm, số thuế thu nhập đã khấu trừ, bảo hiểm xã hội và các khoản khấu trừ khác. Giấy này cần cho tờ khai quyết toán thuế (ví dụ khi có việc làm thêm), và cũng dùng làm chứng minh thu nhập khi xét duyệt vay mua nhà. Công ty có nghĩa vụ cấp cho toàn bộ nhân viên, thường vào khoảng tháng 12 đến tháng 1 năm sau. Mẫu là “giấy chứng nhận khấu trừ tại nguồn của thu nhập tiền lương” (bản nộp cho chi cục thuế và bản giao cho cá nhân). Bảng kê thanh toán (dành cho thù lao, phí dịch vụ) là giấy tờ freelancer hoặc hộ kinh doanh cá thể nhận từ doanh nghiệp (cũng có trường hợp không nhận), ghi tổng thù lao trong năm và số thuế thu nhập đã khấu trừ. Đây là tài liệu tham khảo cho tờ khai quyết toán thuế nhưng không bắt buộc (nếu quản lý sổ sách đầy đủ thì vẫn khai được dù không có bảng kê thanh toán). Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp cho chi cục thuế nếu tổng số tiền thanh toán trong năm vượt một ngưỡng nhất định (thường là 50,000 yên), nhưng không có nghĩa vụ phải giao cho chính người nhận. Vì vậy nhiều công ty không phát hành bảng kê thanh toán, và freelancer phải tự quản lý sổ sách. Mẫu là “bảng kê thanh toán thù lao, phí dịch vụ, tiền hợp đồng và tiền thưởng”. Nội dung bảng kê thanh toán gồm: người nhận thanh toán (họ tên, địa chỉ, mã số cá nhân), số tiền thanh toán (tổng thù lao trong năm, số tiền trước thuế), số thuế khấu trừ tại nguồn (tổng số thuế đã bị khấu trừ trong năm), bên thanh toán (tên công ty, địa chỉ, mã số pháp nhân). Ví dụ: một designer freelance nhận thù lao từ công ty A 12 lần trong năm 2024, tổng cộng 2,400,000 yên (mỗi lần 200,000 yên), thì số tiền thanh toán là 2,400,000 yên, số thuế khấu trừ là: phần 1 triệu yên 102,100 yên + phần 1.4 triệu yên 285,880 yên = 387,980 yên; các con số này sẽ được ghi trên bảng kê thanh toán, và công ty A sẽ nộp cho chi cục thuế trước cuối tháng 1 năm sau (việc giao cho cá nhân là tùy chọn). Cách xử lý của freelancer: dù không nhận được bảng kê thanh toán, vẫn cần quản lý tổng doanh thu và số thuế khấu trừ bằng sổ sách riêng, bảng Excel hoặc bản sao hóa đơn. Nếu có nhiều khách hàng, hãy tổng hợp thù lao và thuế khấu trừ từ từng bên rồi khai thuế quyết toán chung. Tóm lại, khác biệt giữa giấy chứng nhận khấu trừ tại nguồn và bảng kê thanh toán là: đối tượng là nhân viên công ty (người có thu nhập tiền lương) đối với giấy chứng nhận, còn freelancer (người nhận thù lao) đối với bảng kê thanh toán. Nghĩa vụ phát hành là giấy chứng nhận khấu trừ tại nguồn bắt buộc cho tất cả, còn bảng kê thanh toán chỉ bắt buộc nộp cho chi cục thuế khi vượt ngưỡng nhất định, việc giao cho cá nhân là tùy chọn. Trong quyết toán thuế, giấy chứng nhận khấu trừ tại nguồn là tài liệu bắt buộc phải kèm theo (e-Tax thì không cần), còn bảng kê thanh toán không cần đính kèm (chỉ là tài liệu tham khảo). Lưu ý thực tế: nếu không nhận được bảng kê thanh toán cũng đừng lo. Chỉ cần tự quản lý bằng sổ sách của mình là được. Tuy nhiên, nếu không rõ số thuế khấu trừ thì hãy tính 10.21% hoặc 20.42% cho từng khoản thù lao, hoặc hỏi khách hàng.

Quyết toán thuế khấu trừ tại nguồn trong khai thuế cuối năm: cách nhận hoàn thuế và các lưu ý

Thuế đã khấu trừ là khoản “nộp tạm”, và khi khai thuế cuối năm sẽ tính số thuế thu nhập thực tế rồi quyết toán phần chênh lệch. Trong nhiều trường hợp, freelancer hoặc người làm thêm có thể nhận hoàn thuế nhờ các khoản khấu trừ và chi phí. Trình tự cơ bản của khai thuế cuối năm là: tổng hợp thu nhập trong 1 năm (tổng thù lao), tính chi phí cần thiết (các khoản chi liên quan đến kinh doanh), xác định thu nhập (thu nhập - chi phí), trừ các khoản khấu trừ thu nhập (khấu trừ cơ bản 480,000 yên, khấu trừ bảo hiểm xã hội, khấu trừ chi phí y tế, v.v.), xác định thu nhập chịu thuế (thu nhập - khấu trừ thu nhập), áp dụng thuế suất để tính thuế (thu nhập chịu thuế × thuế suất), trừ các khoản khấu trừ thuế (như khấu trừ vay mua nhà), rồi trừ tiếp số thuế đã khấu trừ tại nguồn. Kết quả dương thì phải nộp thêm, âm thì được hoàn. Ví dụ cụ thể: trường hợp khai thuế của một writer freelance. Thù lao cả năm: 3 triệu yên, thuế khấu trừ: 306,300 yên (1 triệu yên × 10.21% + 2 triệu yên × 20.42%), chi phí: 800,000 yên (máy tính, sách, chi phí phỏng vấn, chi phí liên lạc, v.v.), thu nhập: 3 triệu yên - 800,000 yên = 2.2 triệu yên, khấu trừ thu nhập: khấu trừ cơ bản 480,000 yên + khấu trừ bảo hiểm xã hội 600,000 yên = 1.08 triệu yên, thu nhập chịu thuế: 2.2 triệu yên - 1.08 triệu yên = 1.12 triệu yên, thuế thu nhập: 1.12 triệu yên × 5% = 56,000 yên (mức 5% cho phần dưới 1.95 triệu yên), thuế thu nhập đặc biệt phục hưng: 56,000 yên × 2.1% = 1,176 yên, tổng thuế: 56,000 yên + 1,176 yên = 57,176 yên, đã khấu trừ tại nguồn: 306,300 yên, số hoàn: 306,300 yên - 57,176 yên = 249,124 yên. Trường hợp này sẽ được hoàn khoảng 250,000 yên. Trường hợp nhân viên làm thêm khai thuế: lương chính 6 triệu yên (đã khấu trừ, đã điều chỉnh cuối năm), thù lao làm thêm 1 triệu yên (thuế khấu trừ 102,100 yên), chi phí làm thêm 200,000 yên, thu nhập tiền lương: 6 triệu yên (sau khi trừ khấu trừ lương) × 0.8 = 4.8 triệu yên (ước tính), thu nhập kinh doanh: 1 triệu yên - 200,000 yên = 800,000 yên, tổng thu nhập: 4.8 triệu yên + 800,000 yên = 5.6 triệu yên, khấu trừ thu nhập: khấu trừ cơ bản 480,000 yên + khấu trừ bảo hiểm xã hội 1 triệu yên = 1.48 triệu yên, thu nhập chịu thuế: 5.6 triệu yên - 1.48 triệu yên = 4.12 triệu yên, thuế thu nhập: 4.12 triệu yên × 20% - 427,500 yên = 396,500 yên (mức 20% áp dụng cho phần trên 3.3 triệu đến 6.95 triệu yên), thuế thu nhập đặc biệt phục hưng: 396,500 yên × 2.1% = 8,327 yên, tổng thuế: 396,500 yên + 8,327 yên = 404,827 yên, đã khấu trừ tại nơi làm việc chính: 350,000 yên (giả định), đã khấu trừ từ làm thêm: 102,100 yên, tổng đã khấu trừ: 452,100 yên, số hoàn: 452,100 yên - 404,827 yên = 47,273 yên. Ngay cả khi làm thêm, việc ghi nhận chi phí thường giúp nhận hoàn thuế. Các trường hợp thường được hoàn thuế gồm: chi phí cao (thu nhập thực tế thấp hơn dự tính khi khấu trừ), nhiều khoản khấu trừ thu nhập (bảo hiểm xã hội, chi phí y tế, quyên góp, vay mua nhà, v.v.), thu nhập chịu thuế thấp (thuế khấu trừ áp dụng đồng loạt 10.21% hoặc 20.42%, nhưng thuế thực tế bắt đầu từ 5%, nên người thu nhập thấp thường được hoàn nhiều hơn). Lưu ý: nếu không khai thuế thì sẽ không được hoàn thuế. Nhiều người lầm tưởng đã bị khấu trừ rồi thì không cần khai, nhưng muốn nhận hoàn thì bắt buộc phải khai. Thời hạn khai là từ 16/2 đến 15/3 năm sau, nhưng khai hoàn thuế có thể làm từ tháng 1 và có thể khai hồi tố trong vòng 5 năm.

Cách viết hóa đơn và ghi rõ thuế khấu trừ tại nguồn: điều freelancer cần biết

Để việc xử lý thuế khấu trừ diễn ra đúng, trên hóa đơn cần ghi rõ số thuế khấu trừ và làm nổi bật số tiền thanh toán sau khấu trừ. Mẫu hóa đơn phù hợp như sau. Thông tin cơ bản: tên người nhận hóa đơn (Kính gửi Công ty ○○), số hóa đơn, ngày phát hành, hạn thanh toán, thông tin tài khoản nhận chuyển khoản. Chi tiết thù lao: nội dung công việc (ví dụ: thiết kế website), số tiền thù lao (trước thuế): 500,000 yên, thuế tiêu dùng (10%): 50,000 yên, tạm tính (đã gồm thuế): 550,000 yên. Cách tính và ghi rõ thuế khấu trừ: thuế khấu trừ tại nguồn: 51,050 yên, công thức: 500,000 yên (thù lao trước thuế) × 10.21% = 51,050 yên, số tiền thanh toán sau khấu trừ: 498,950 yên, công thức: 550,000 yên (tổng đã gồm thuế) - 51,050 yên (thuế khấu trừ) = 498,950 yên. Điểm quan trọng là thuế khấu trừ được tính trên số tiền thù lao chưa gồm thuế (thuế tiêu dùng không tính). Ghi rõ số thuế khấu trừ trên hóa đơn giúp tránh sai sót khi bên thanh toán tính toán. Ghi rõ số tiền thanh toán sau khấu trừ (số tiền thực chuyển) sẽ giúp đối chiếu công nợ dễ hơn. Nếu cách xử lý thuế tiêu dùng không rõ ràng (ví dụ xuất hóa đơn gộp thuế hoặc không ghi riêng thuế tiêu dùng), bên thanh toán có thể xem toàn bộ số tiền đã gồm thuế là đối tượng khấu trừ, nên nhất định phải ghi rõ số tiền trước thuế. Ví dụ hóa đơn cho khoản thù lao vượt 1 triệu yên: nội dung công việc: phát triển hệ thống, số tiền thù lao (trước thuế): 1,500,000 yên, thuế tiêu dùng (10%): 150,000 yên, tạm tính (đã gồm thuế): 1,650,000 yên, thuế khấu trừ: 204,200 yên, công thức: 1 triệu yên × 10.21% = 102,100 yên, 500,000 yên × 20.42% = 102,100 yên, tổng = 204,200 yên, số tiền thanh toán sau khấu trừ: 1,445,800 yên. Với công việc nhiều tháng, việc xuất hóa đơn từng tháng hay gộp một lần có thể làm thay đổi số thuế khấu trừ. Ví dụ: công việc 3 tháng, 300,000 yên mỗi tháng, tổng 900,000 yên, nếu xuất hóa đơn từng tháng thì: tháng 1: 300,000 yên × 10.21% = 30,630 yên, tháng 2: 300,000 yên × 10.21% = 30,630 yên, tháng 3: 300,000 yên × 10.21% = 30,630 yên, tổng thuế khấu trừ: 91,890 yên. Nếu xuất gộp: 900,000 yên × 10.21% = 91,890 yên, tổng thuế khấu trừ: 91,890 yên. Trường hợp này giống nhau, nhưng khi vượt qua mốc 1 triệu yên thì sẽ khác. Ví dụ: công việc 3 tháng, 500,000 yên mỗi tháng, tổng 1,500,000 yên, nếu xuất từng tháng thì mỗi tháng: 500,000 yên × 10.21% = 51,050 yên, tổng thuế khấu trừ: 153,150 yên. Nếu xuất gộp: 1 triệu yên × 10.21% = 102,100 yên + 500,000 yên × 20.42% = 102,100 yên, tổng thuế khấu trừ: 204,200 yên. Chênh lệch: 204,200 yên - 153,150 yên = nhiều hơn 51,050 yên bị khấu trừ. Vì vậy, với khoản tiền lớn, chia nhỏ hóa đơn đôi khi có lợi hơn (tuy nhiên, cuối cùng vẫn sẽ được quyết toán trong khai thuế, nên về dài hạn là như nhau). Về công cụ làm hóa đơn, phần mềm kế toán như freee, Money Forward, Yayoi có chức năng tự động tính thuế khấu trừ, nên việc lập hóa đơn rất dễ. Các công cụ chuyên về hóa đơn như Misoca, RakuRaku Meisai cũng hỗ trợ khấu trừ tại nguồn. Nếu dùng mẫu Excel, chỉ cần nhúng công thức là có thể tự động tính.

Các khoản thù lao không bị khấu trừ và các trường hợp ngoại lệ: những tình huống đặc biệt cần biết

Các khoản thù lao thuộc diện khấu trừ tại nguồn được liệt kê giới hạn trong Luật Thuế thu nhập, nên các khoản không nằm trong danh sách đó thì không cần khấu trừ. Ngoài ra còn có các trường hợp đặc biệt. Các khoản thù lao chính không bị khấu trừ gồm: doanh thu bán hàng hóa (đồ handmade, mua đi bán lại, bán lại, v.v.). Những khoản này khai theo “thu nhập chuyển nhượng” hoặc “thu nhập kinh doanh” nhưng không thuộc diện khấu trừ tại nguồn. Thu nhập từ cho thuê bất động sản (vận hành căn hộ, bãi đỗ xe, v.v.) cũng khai theo “thu nhập bất động sản” nhưng không thuộc diện khấu trừ tại nguồn (tuy nhiên, nếu pháp nhân thuê bất động sản từ cá nhân thì có một số ngoại lệ). Lợi nhuận từ cổ phiếu, FX, tiền mã hóa (thu nhập chuyển nhượng, thu nhập lặt vặt) cũng không bị khấu trừ mà sẽ nộp thuế qua khai thuế cuối năm (tuy nhiên, cổ phiếu trong tài khoản đặc định có lựa chọn “có khấu trừ tại nguồn” thì sẽ bị khấu trừ). Thu nhập quảng cáo từ YouTube hoặc blog (như Google AdSense) cũng không bị khấu trừ vì là khoản thanh toán từ doanh nghiệp nước ngoài. Khi khai thuế, loại thu nhập này sẽ được khai là “thu nhập lặt vặt”. Lợi tức từ crowdfunding cũng được xem là “quà tặng” hoặc “doanh thu”, nên không thuộc diện khấu trừ. Giao dịch giữa cá nhân với cá nhân (như Mercari, Yahoo Auctions) cũng không có nghĩa vụ khấu trừ vì là thanh toán từ cá nhân cho cá nhân. Tuy nhiên, nếu thực hiện liên tục và lặp đi lặp lại thì cần khai theo “thu nhập kinh doanh”. Trường hợp thù lao từ hộ kinh doanh cá thể không có nhân viên cũng sẽ không bị khấu trừ nếu bên chi trả không có nhân viên (chỉ có chủ hộ hoặc nhân sự chuyên trách gia đình). Người nhận sẽ tự nộp qua khai thuế cuối năm. Các trường hợp đặc biệt và quy định ngoại lệ gồm: mỗi lần thanh toán cho cùng một người không quá 50,000 yên (nhưng không áp dụng nếu chi trả lặp đi lặp lại), trường hợp phí diễn thuyết có trả riêng chi phí đi lại và lưu trú (phần thực chi như vé tàu và khách sạn không thuộc diện khấu trừ), thù lao cho người cư trú ở nước ngoài (khoản thanh toán cho người không cư trú áp dụng quy tắc khấu trừ khác, với mức 20.42%). Nếu bị khấu trừ nhầm, khi một khoản vốn không cần khấu trừ lại bị trừ, hãy liên hệ bên chi trả để yêu cầu sửa. Nếu khoản đó đã được nộp cho chi cục thuế rồi, người nhận vẫn có thể ghi nhận trong khai thuế là “thuế khấu trừ tại nguồn” và nhận hoàn. Để tránh bị khấu trừ nhầm, hãy ghi trên hóa đơn: “Khoản thù lao này không thuộc diện khấu trừ tại nguồn”. Khi không chắc có phải khấu trừ hay không, hãy kiểm tra xem khoản đó có thuộc danh mục liệt kê tại Điều 204 của Luật Thuế thu nhập hay không. Hãy hỏi bên thanh toán (khách hàng) xem họ có nghĩa vụ khấu trừ không (có phải pháp nhân hay hộ kinh doanh có nhân viên không). Hãy hỏi kế toán thuế hoặc chi cục thuế (chi cục thuế có tư vấn miễn phí). Hãy dùng chức năng tự động xác định của phần mềm kế toán (freee, Money Forward, v.v. sẽ tự động xác định khi bạn chọn loại thù lao).

Chiến lược thuế cho freelancer và việc tay trái: cách hợp pháp để giảm tối đa thuế khấu trừ tại nguồn

Khấu trừ tại nguồn là điều không thể tránh, nhưng nếu khai thuế đúng cách và tận dụng chi phí cùng các khoản khấu trừ, bạn có thể giảm gánh nặng thuế cuối cùng. Cách tối đa hóa chi phí là ghi nhận tất cả các khoản chi liên quan đến hoạt động kinh doanh freelance. Các khoản chi chính gồm: phí liên lạc (internet, điện thoại di động. Nếu vừa ở nhà vừa làm văn phòng thì phân bổ theo tỷ lệ sử dụng), máy tính và phần mềm (dưới 100,000 yên được tính toàn bộ vào chi phí, từ 100,000 yên trở lên thì khấu hao), sách và tài liệu học tập (sách chuyên ngành, khóa học online liên quan công việc), chi phí đi lại (họp, phỏng vấn, tham gia hội thảo), chi phí giao tế (ăn uống với khách hàng, quà tặng nhỏ, v.v.), tiền thuê nhà và điện nước (nếu vừa ở nhà vừa làm việc, phân bổ theo tỷ lệ sử dụng cho công việc, ví dụ 30% vào chi phí), chi phí vật dụng tiêu hao (văn phòng phẩm, mực in, danh thiếp, v.v.). Với nhân viên làm thêm, các chi phí liên quan đến việc làm thêm cũng có thể ghi nhận. Tuy nhiên, chi phí của công việc chính (thu nhập tiền lương) sẽ không được chấp nhận trừ khi dùng khấu trừ chi tiêu đặc biệt. Cách tận dụng khai thuế xanh: nếu nộp đơn xin phê duyệt khai thuế xanh, bạn có thể nhận khấu trừ đặc biệt khai thuế xanh tối đa 650,000 yên (nếu dùng e-Tax) hoặc 550,000 yên (nếu nộp giấy). Ví dụ: thu nhập 3 triệu yên, khai thuế trắng: thu nhập chịu thuế = 3 triệu yên - khấu trừ cơ bản 480,000 yên = 2.52 triệu yên, thuế = 2.52 triệu yên × 10% - 97,500 yên = 154,500 yên. Khai thuế xanh: thu nhập chịu thuế = 3 triệu yên - khấu trừ xanh 650,000 yên - khấu trừ cơ bản 480,000 yên = 1.87 triệu yên, thuế = 1.87 triệu yên × 5% = 93,500 yên. Chênh lệch: tiết kiệm 61,000 yên. Các lợi ích khác của khai thuế xanh là: được chuyển lỗ trong 3 năm (nếu năm nay lỗ thì có thể bù trừ với lãi của các năm sau), có thể đưa tiền lương trả cho người thân (tiền lương cho nhân sự chuyên trách) vào chi phí, có thể tính gọn tài sản cố định dưới 300,000 yên vào chi phí. Cách tận dụng tối đa các khoản khấu trừ thu nhập là: khấu trừ cơ bản (480,000 yên, áp dụng cho mọi người), khấu trừ bảo hiểm xã hội (lương hưu quốc dân, bảo hiểm y tế quốc dân, được khấu trừ toàn bộ), khấu trừ phí bảo hiểm nhân thọ (tối đa 120,000 yên), khấu trừ phí bảo hiểm động đất (tối đa 50,000 yên), khấu trừ chi phí y tế (chi phí y tế vượt 100,000 yên/năm), khấu trừ quyên góp (như furusato nozei), khấu trừ khoản đóng góp cho quỹ tương trợ doanh nghiệp nhỏ, iDeCo, v.v. (đều được khấu trừ toàn bộ, đồng thời cũng tích lũy cho quỹ hưu trí). iDeCo đặc biệt hiệu quả: ví dụ đóng 20,000 yên/tháng (240,000 yên/năm) thì thu nhập chịu thuế từ 3 triệu yên giảm còn 2.76 triệu yên, nếu thuế suất 10% thì tiết kiệm 24,000 yên, đồng thời lợi nhuận đầu tư cũng được miễn thuế. Cách tận dụng khấu trừ thuế là khấu trừ vay mua nhà (0.7% dư nợ cuối năm của khoản vay mua nhà, tối đa 350,000 yên/năm trong 10 năm). Đây là khấu trừ trực tiếp trên số thuế chứ không phải khấu trừ thu nhập, nên hiệu quả rất lớn. Sử dụng furusato nozei cũng rất hữu ích: thực tế chỉ tốn 2,000 yên mà vẫn nhận được quà tặng, đồng thời được hoàn thuế thông qua khấu trừ quyên góp. Nếu thu nhập là 5 triệu yên, bạn có thể quyên góp khoảng đến 60,000 yên và được khấu trừ 58,000 yên.

Rắc rối liên quan đến khấu trừ tại nguồn và cách xử lý: các vấn đề thường gặp và giải pháp

Các rắc rối liên quan đến khấu trừ tại nguồn thực ra khá nhiều và cần xử lý đúng cách. Nếu đáng lẽ phải khấu trừ nhưng lại không bị khấu trừ, có thể bên thanh toán (khách hàng) không biết nghĩa vụ khấu trừ hoặc đã quên. Cách xử lý: bên nhận (freelancer) vẫn phải khai toàn bộ số tiền là thu nhập trong tờ khai quyết toán và nộp thuế. Dù không bị khấu trừ, nghĩa vụ nộp thuế vẫn không mất đi. Nếu sau đó bên thanh toán phát hiện, họ có thể bị tính truy thu (phụ thu do không nộp 10%), nên nhắc sớm sẽ tốt cho họ. Bên nhận không bị phạt riêng gì nếu khai thuế đúng. Nếu số thuế khấu trừ bị tính sai (quá nhiều hoặc quá ít), nguyên nhân có thể là: tính trên số tiền đã gồm thuế tiêu dùng (đúng ra phải tính trên số tiền trước thuế), tính sai phần vượt 1 triệu yên (ví dụ tính cả toàn bộ theo 20.42%), hoặc tính 10% thay vì 10.21% (quên thuế thu nhập đặc biệt phục hưng). Cách xử lý: xuất lại hóa đơn với công thức và số tiền chính xác. Nếu đã thanh toán rồi, yêu cầu bên thanh toán sửa và hoàn phần chênh lệch (hoặc thanh toán bổ sung). Nếu họ không chấp nhận, hãy ghi số thuế khấu trừ thực tế trong khai thuế cuối năm và phần chênh lệch sẽ được quyết toán khi khai thuế (thu nhiều thì hoàn, thu ít thì nộp thêm). Nếu không nhận được bảng kê thanh toán hoặc số tiền không khớp, doanh nghiệp không có nghĩa vụ phải giao cho cá nhân nên việc không nhận được là khá bình thường. Cách xử lý: tự quản lý thu nhập và thuế khấu trừ bằng sổ sách của mình (bản sao hóa đơn, ghi nhận tiền vào tài khoản). Bảng kê thanh toán không cần đính kèm khi khai thuế nên không có cũng không sao. Nếu số tiền khác, hãy đối chiếu với ghi chép của mình và hỏi khách hàng nếu có sai. Nếu thuế khấu trừ không được hoàn, có thể là do: chưa khai thuế (không khai thì không được hoàn), không ghi số thuế khấu trừ vào tờ khai, hoặc số thuế thực tế cao hơn số đã khấu trừ (thành ra không phải hoàn mà phải nộp thêm). Cách xử lý: nhất định phải khai thuế cuối năm (khai hoàn thuế có thể từ tháng 1 và có thể khai hồi tố trong vòng 5 năm). Ghi đúng số tiền vào mục “thuế khấu trừ tại nguồn” trên tờ khai. Nếu nộp e-Tax thì khoảng 2 tuần, nếu nộp giấy thì khoảng 1 đến 2 tháng sẽ nhận được tiền hoàn. Nếu khách hàng chưa nộp số thuế khấu trừ cho chi cục thuế, người nhận (freelancer) không chịu trách nhiệm trực tiếp, nhưng khi ghi số thuế khấu trừ trong khai thuế thì không thể ghi nếu thực tế chưa bị thu. Cách xử lý: nhắc khách hàng nộp. Nếu bị chi cục thuế hỏi, hãy giải thích trung thực tình hình (người nhận không bị quy trách nhiệm). Khi khai thuế, chỉ ghi số tiền thực tế đã bị khấu trừ (nếu chưa bị khấu trừ mà vẫn ghi thì sẽ thành khai sai). Về khấu trừ đối với thù lao từ khách hàng nước ngoài: khách hàng trong Nhật Bản thì áp dụng quy tắc khấu trừ thông thường (10.21% hoặc 20.42%). Khách hàng nước ngoài (người không cư trú, pháp nhân nước ngoài): nguyên tắc là không có nghĩa vụ khấu trừ (trừ trường hợp có cơ sở thường trú tại Nhật Bản). Cách xử lý: thù lao từ nước ngoài thường không bị khấu trừ, nên hãy khai toàn bộ trong tờ khai và nộp thuế. Nhận qua PayPal, v.v. cũng tương tự.

Cách tận dụng máy tính thuế khấu trừ tại nguồn: ứng dụng thực tế trong kinh doanh

Máy tính thuế khấu trừ tại nguồn là công cụ mạnh mẽ giúp freelancer và nhân viên kế toán doanh nghiệp tinh giản công việc hằng ngày. Khi ước tính thù lao cho freelancer, nếu khách hàng nói “Tôi muốn giao việc với ngân sách 500.000 yên”, bạn có thể lập tức tính số tiền thực nhận. Với ngân sách 500.000 yên (đã gồm thuế), số tiền trước thuế = 500.000 ÷ 1,10 = 454.545 yên, thuế khấu trừ tại nguồn = 454.545 × 10,21% = 46.409 yên, thuế tiêu dùng = 45.455 yên, tiền thực nhận = 500.000 - 46.409 = 453.591 yên. Chỉ cần kiểm tra ngay trên máy tính, bạn có thể quyết định có nhận việc trong ngân sách hay không. Ngược lại, cũng có thể tính ngược để biết cần xuất hóa đơn bao nhiêu nếu muốn nhận 500.000 yên thực nhận. 500.000 yên thực nhận → trước khi khấu trừ nguồn là khoảng 557.000 yên → gồm thuế tiêu dùng là khoảng 613.000 yên, nên bạn có thể báo giá “cần ngân sách 610.000 yên”. Trong mô phỏng thu nhập cho nhiều dự án, nếu ký hợp đồng với 3 công ty: công ty A 200.000 yên/tháng, công ty B 150.000 yên/tháng, công ty C 100.000 yên/tháng, bạn có thể tính thuế khấu trừ và tiền thực nhận mỗi tháng, đồng thời nắm được thu nhập và số thuế dự kiến trong năm. Tổng hàng tháng 450.000 yên × 12 tháng = 5,4 triệu yên, thuế khấu trừ tại nguồn = khoảng 550.000 yên, tiền thực nhận = khoảng 4,85 triệu yên. Hơn nữa, có thể tính cả chi phí và các khoản khấu trừ để dự đoán gánh nặng thuế cuối cùng. Trong quản lý thanh toán của doanh nghiệp, khi nhân viên kế toán chi trả phí thuê ngoài, họ sẽ tính chính xác số thuế khấu trừ tại nguồn và xác định số tiền chuyển khoản. Ví dụ: khi trả thù lao 300.000 yên cho nhà thiết kế, thuế khấu trừ tại nguồn = 30.630 yên, số tiền chuyển khoản = 269.370 yên. Nếu có nhiều bên thuê ngoài, bạn có thể tính hàng loạt bằng máy tính để tránh sai sót. Trong dự đoán thuế khấu trừ tại nguồn hằng năm, freelancer nhận mức thù lao trung bình 500.000 yên/tháng có thể ước tính thuế khấu trừ cả năm và khoản hoàn thuế khi khai quyết toán thuế. Với 6 triệu yên/năm, thuế khấu trừ tại nguồn = 1 triệu yên × 10,21% + 5 triệu yên × 20,42% = 102.100 + 1.021.000 = 1.123.100 yên. Nếu dự kiến chi phí 1,5 triệu yên và các khoản khấu trừ thu nhập 1,2 triệu yên, thu nhập chịu thuế = 6 - 1,5 - 1,2 = 3,3 triệu yên, số thuế thực tế = khoảng 200.000 yên (ước tính), số tiền hoàn lại = 1,12 triệu yên - 200.000 yên = khoảng 920.000 yên. Bạn có thể lên kế hoạch sử dụng khoản hoàn thuế này như vốn lưu động. Trong việc tối ưu tạo hóa đơn, bạn kiểm tra thuế khấu trừ bằng máy tính và ghi đúng số tiền trên hóa đơn. Đặc biệt với khoản thù lao vượt mốc 1 triệu yên, tự tính bằng tay rất dễ sai nên máy tính rất hữu ích. Với khoản thù lao 1,2 triệu yên, phần 1 triệu yên = 102.100 yên, phần 200.000 yên = 40.840 yên, tổng = 142.940 yên, có thể tính ra ngay. Trong đối phó với kiểm tra thuế, bạn có thể dùng máy tính để đối chiếu lại hồ sơ thù lao và thuế khấu trừ trong quá khứ, kiểm tra xem có bỏ sót khai báo không. Bạn cũng có thể dùng máy tính để kiểm tra xem số tiền nhận từ khách hàng và số thuế khấu trừ có đúng không. Nếu có chênh lệch, hãy xác nhận lại với khách hàng hoặc hỏi ý kiến chuyên gia thuế. Trong đào tạo và huấn luyện, công cụ này hữu ích cho freelancer mới hoặc người mới làm nghề tay trái hiểu cơ chế khấu trừ tại nguồn. Bằng cách nhập số tiền thực tế để xem số tiền thực nhận, họ sẽ cảm nhận được “bị trừ nhiều đến vậy sao”, từ đó hiểu tầm quan trọng của việc khai quyết toán thuế. Trong đào tạo nhân viên kế toán mới của doanh nghiệp, công cụ này cũng có thể dùng để luyện tập tính toán khấu trừ tại nguồn.